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Assistenza in loco

HOSTESS:

La hostess è sicuramente una figura lavorativa che tutti hanno presente, quello che spesso si pensa è che oltre a stare immobile in un punto preciso , non faccia altro.

In realtà, sono diverse le competenze che le sono richieste, sicuramente la bella presenza ed i modi garbati, in primo luogo. La hostess deve sempre essere pronta a dare informazioni utili sull'evento che si sta svolgendo, assistere i partecipanti riguardo all'ubicazione di sale, servizi e ed orari.

Si occupa di controllare la disposizione della sala, verificare le presenze dei partecipanti, prendere le firme di presenza e distribuire il materiale cartaceo che spesso viene fornito. In base al numero di partecipanti, varia il numero di hostess richieste, per eventi piccoli, una sola hostess può sia gestire la segreteria, ossia stare all'hospitality desk ed accogliere i partecipanti, che stare in sala, per controllare le luci durante le proiezioni, assistere i relatori nello scaricare le relazioni, e passare il microfono durante le discussioni. Anche per quanto riguarda coffee break e i lunch o dinner, è la hostess che controlla le sale e definisce gli orari.

Sicuramente ancora più impegnativo è i lavoro da fare durante i congressi medici, dove le hostess devono saper presiedere alla segretarie organizzativa, controllare in e out dei partecipanti, prendere le relative firme, organizzare tutto il materiale ECM, indispensabile per il successivo accreditamento presso il ministero della Salute.

TRADUTTORI & INTERPRETI:

Spesso capita cha ad un evento partecipino persone di altri paesi, che non parlando la stessa lingua, hanno bisogno di un supporto che li faciliti nella comprensione dei temi trattati e anche nell'esposizione delle proprie relazioni. A questo proposito, sono nate delle figure professionali ad hoc, che consentono di far comunicare tra di loro persone che parlano lingue differenti.

Il traduttore, nasce con la specifica competenza di tradurre simultaneamente, ossia nel corso dello svolgimento di un convegno o congresso da una lingua ad un'altra, per permettere a più persone parlanti in lingue diverse di seguire i dibattiti e le discussioni nella lingua madre. Nel caso dell'interpretazione, se ne distinguono due tipologie: la simultanea, in cui l'interprete traduce il discorso dell'oratore nella lingua originale di arrivo. Di norma si trova in una cabina isolata acusticamente, da cui traduce utilizzando cuffie e microfono.

Nel caso dell'interpretazione consecutiva, l‘interprete prende appunti sull'esposizione del relatore e successivamente elabora e ricostruisce l'intero discorso al termine dell'intervento.

TECNICI:

Una buona assistenza tecnica è fondamentale per la riuscita di ogni evento, infatti tutte le apparecchiature utilizzate, servono a garantire che durante il meeting, il congresso o il work-shop, la comunicazione, la visione e l'ascolto dei temi trattati siano ineccepibili, e non vi siano contrattempi di sorta.

Il tecnico congressuale, è quella figura professionale che si occupa che ognuno di questi aspetti sia curato nel dettaglio.Il tecnico cura il sistema informatico, l'audio, quindi gli impianti microfonici presenti in sala, gli impianti di amplificazione e sonorizzazione. Si occupa dei videoproiettori, quando si tratta di semplici slide, ma è anche in grado di gestire il lavoro di regia, quando si tratta di impianti più tecnologici, che permettono di registrare su DVD gli eventi congressuali e di realizzare video conferenze e multi visioni.

Spesso la sala meeting dispone già delle attrezzature base, che sono comprese nell'affitto della sala, ma per lavori più impegnativi che richiedano tecnologie avanzate, di norma è necessario ricorrere al noleggio.